Παρακολούθηση διευρυμένων προϋπο-λογισμών

Το σύστημα διαχείρισης διευρυμένων προϋπολογισμών αποτελεί μια σημαντική καινοτομία του Argus που δίνει με τελείως ελεύθερο τρόπο τη δυνατότητα :

• ορισμού μοντέλων προϋπολογισμού
• ορισμού του τρόπου που θα αντλεί κάθε κωδικός προϋπολογισμού ποσά από το λογιστικό σχέδιο του επιχειρησιακού
• καταχώρηση του προϋπολογισμού σε πολλαπλά επίπεδα των έργων (υποέργο, πρόγραμμα, δράση κλπ)
• παρακολούθηση αποτελεσμάτων

Το πλεονέκτημα είναι ότι δεν απαιτείται αλλαγή στον τρόπο επιμερισμού των παραστατικών αλλά αντίθετα αξιοποιούνται άμεσα τα ήδη επιμερισμένα παραστατικά.

Αναλυτικά :

Ορισμός διευρυμένων μοντέλων προϋπολογισμού

Αυτό χρειάζεται να γίνει μόνο μια φορά με βάση τις ανάγκες που υπάρχουν στο εκάστοτε επιχειρησιακό. Ο ορισμός γίνεται από την φόρμα «Προγράμματα -> Παράμετροι -> Παράμετροι επιχειρησιακού -> Διευρυμένο λογιστικό σχέδιο».

Αφού επιλέξετε επιχειρησιακό, μπορείτε να δημιουργήσετε όσα μοντέλα προϋπολογισμού θέλετε. Πχ. Ένα μοντέλο μπορεί να είναι προσαρμοσμένο στις ανάγκες οικονομικής διαχείρισης με βάση τις απαιτήσεις της εκάστοτε διαχειριστικής αρχής. Ένα άλλο μοντέλο μπορεί να είναι πολύ συνοπτικό και να δίνει εσωτερική πληροφόρηση κόστους. Κ.ο.κ.

Κάθε μοντέλο αναπτύσσεται σε πολυβαθμιο λογιστικό σχέδιο. Κάθε βαθμός χωρίζεται από τον άλλο με τελεία (.). Δεν υπάρχουν άλλοι περιορισμοί σχετικά με τη μορφή του λογαριασμού. Κάθε επίπεδο μπορεί να αποτελείται από γράμματα ή αριθμούς το δε μήκος του είναι ελεύθερο.

Ο τελευταίος βαθμός θα πρέπει να συνδεθεί με το λογιστικό σχέδιο του επιχειρησιακού ώστε να ενημερωθεί αυτόματα με τις δαπάνες. Αυτό γίνεται από τη σελίδα «Σύνδεση με λογιστικό σχέδιο προγράμματος».

Κάθε λογαριασμός του λογιστικού σχεδίου προγράμματος μπορεί να συνδεθεί μόνο μια φορά. Σε προσπάθεια για δεύτερη σύνδεση βγαίνει μήνυμα σφάλματος.

Λογαριασμοί Overhead.

Σε κάθε λογιστικό σχέδιο μπορεί να υπάρχουν μέχρι ένας ποσοστιαίος λογαριασμός Overhead και απεριόριστοι λογαριασμοί overhead σταθερού ποσού.

Ένας λογαριασμός overhead είναι λογαριασμός τελευταίου επιπέδου που έχει επιλεγμένο το τσεκ «Overhead». Ανάλογα με την τιμή του τσεκ «Ποσοστιαίο overhead» υπάρχουν οι παρακάτω πιθανότητες :

1. Ποσοστιαίο Overhead : Η απορρόφηση υπολογίζεται αυτόματα σαν ποσοστό επί της απορρόφησης των υπολοίπων λογαριασμών. Θα πρέπει να καταχωρηθεί και το αντίστοιχο ποσοστό.
2. Overhead σταθερού ποσού : Η απορρόφηση είναι πάντα ίση με το ποσό του προϋπολογισμού του κωδικού.

Αντιγραφή μοντέλου προϋπολογισμού

Με το πλήκτρο  μπορείτε να αντιγράψετε έτοιμο μοντέλο προϋπολογισμού από άλλο είτε σε αυτό το επιχειρησιακό είτε σε άλλο επιχειρησιακό.

Στην φόρμα που εμφανίζεται, επιλέγεται πρώτα από ποιο επιχειρησιακό θέλετε να αντιγράψετε μοντέλο και ακολούθως αν θέλετε συγκεκριμένο μοντέλο το επιλέγετε στο κάτω πεδίο. Αν μείνει κενό αντιγράφει όλα τα μοντέλα του επιχειρησιακού.

Αν το λογιστικό σχέδιο του επιχειρησιακού είναι ίδιο ή παρεμφερές, αντιγράφονται και οι συνδεσμολογίες.

Εισαγωγή διευρυμένων προϋπολογισμών

Με την εισαγωγή προϋπολογισμών μπορείτε να αξιοποιήσετε τα μοντέλα που προετοιμάσατε για την καταχώρηση συγκεκριμένων πλέον ποσών προϋπολογισμού ώστε να μπορέσετε να παρακολουθήσετε τις δαπάνες και τις εξοφλήσεις τους.

Αυτό μπορείτε να το κάνετε σε οποιοδήποτε τύπο έργου (επίπεδο) επιθυμείτε. Μπορείτε μάλιστα να παρακολουθήσετε ταυτόχρονα προϋπολογισμούς σε διαφορετικά επίπεδα. Ως τύποι έργου (επίπεδα) νοούνται τα Επιχειρησιακό, Υποέργο, Πρόταση, Πρόγραμμα, Δράση και Φάση.

Αφού επιλέξετε τον τύπο έργου, στο πεδίο «Έργο» επιλέγετε το συγκεκριμένο έργο για το οποίο θέλετε να καταχωρήσετε προϋπολογισμό.

Στη συνέχεια, στην περιγραφή προϋπολογισμού καταχωρείτε μια περιγραφή σχετική με τον προϋπολογισμό που θέλετε και επιλέγετε το πρότυπο.

Ακολούθως πατώντας το κουμπί «ανάπτυξη προϋπολογισμού» το σύστημα καταχωρεί αυτόματα του κωδικούς του επιλεγμένου προτύπου με μηδενικά ποσά.

Σε αυτό το σημείο μπορείτε να εισάγετε τον συγκεκριμένο προϋπολογισμό σε κάθε λογαραριασμό όπως φαίνεται παρακάτω. Η εισαγωγή μπορεί να γίνει μόνο στους κινούμενους (που έχουν τσεκαρισμένο το «Προϋπ»). Οι υπόλοιποι ανωτεροβάθμιοι ενημερώνονται αυτόματα.

Παρακολούθηση διευρυμένων προϋπολογισμών

Έχοντας κάνει τα δύο πρώτα βήματα, είστε σε θέση να παρακολουθείτε την εξελισσόμενη απορρόφηση καθώς και τις εξοφλήσεις στην παρακάτω φόρμα «Προγράμματα -> Προϋπολογισμοί -> Παρακολούθηση διευρυμένων προϋπολογισμών».

Επιλέγοντας τύπο έργου και το συγκεκριμένο έργο που θέλετε να δείτε την απορρόφηση, εμφανίζονται αυτόματα οι προϋπολισμοί που έχετε καταχωρήσει με τις αποροφήσεις τους.

Σε κάθε λογαριασμό μπορείτε να δείτε το ποσό προϋπολογισμού, τις δαπάνες που έχουν επιμεριστεί σε αυτόν τον λογαριασμό, το υπόλοιπο, τις δαπάνες που έχουν εξοφληθεί και τέλος το ύψος των ανεξόφλητων δαπανών.

Στη γραμμή που έχει περιγραφή «Χωρίς αντιστοίχηση» αθροίζονται τα ποσά που είναι καταχωρημένα σε λογαριασμούς λογιστικού σχεδίου προγράμματος που δεν έχουν αντιστοιχιστεί στο βήμα 1.

Με το κουμπί «Ανάλυση κατά λογαριασμό, σε κάθε λογαριασμό προβάλλεται η παρακάτω φόρμα με ανάλυση του ποσού κατά λογαριασμό και ακολούθως με παράθεση των αναλυτικών δαπανών.

Παρέχεται η δυνατότητα με τα κουμπιά :

• «Ανάλυση κίνησης» : να ανοίξει η φόρμα επιμερισμού στην οποία μπορείτε να αλλάξετε τον επιμερισμό μιας κίνησης (πχ να μεταφέρετε μια δαπάνη σε άλλο πρόγραμμα)
• «Επεξεργασία λογιστικής εγγραφής» : να ανοίξει η φόρμα επεξεργασίας της λογιστικής εγγραφής.