Επεξεργασία πρωτοκόλλου


Στην φόρμα διαχείρισης πρωτοκόλλων μπορείτε να εισάγετε και να διαχειριστείτε πρωτόκολλα.

Για την εισαγωγή νέου πρωτοκόλλου, στην φόρμα διαχείρισης, συμπληρώνετε τα πεδία:



Ιδιότητες

Θέμα

Το θέμα/τίτλος του πρωτοκόλλου

Ημερομηνία

Ημερομηνία καταχώρησης του πρωτοκόλλου

Τμήμα

Το τμήμα του πρωτοκόλλου εάν θέλετε να το ορίσετε και να το συνδέσετε

Κατάσταση

Η κατάσταση του συγκεκριμένου πρωτοκόλλου (από τις καταστάσεις που έχετε ορίσει)

Τύπος

Ο τύπος από τους διαθέσιμους τύπους που έχετε ορίσει. Ο τύπος συνδέεται με την σειρά.

Μορφή

Η μορφή από τις διαθέσιμες μορφές που έχετε ορίσει.

Εξωτερικό πρωτόκολλο

Εισάγετε το πρωτόκολλο (τρίτου) που σας επιστρέφεται, μαζί με την ημερομηνία του

Παραλήπτης/Αποστολέας

Επιλέξτε το πρόσωπο το οποίο θέλετε να ορίσετε ως ξεχωριστό παραλήπτη ή αποστολέα κατά περίπτωση

Αφορά

Επιλέξτε το πρόσωπο το οποίο αφορά

Έργο

Εισάγετε το σχετικό έργο, εφόσον θέλετε να το συνδέσετε με το πρωτόκολλο

Περιγραφή

Εισάγετε μια περιγραφή ή λεπτομέρειες


Όταν επιλέξετε τον τύπο, πηγαίνοντας τον δείκτη του ποντικιού επάνω από το κουμπί λήψης , εμφανίζεται η σειρά του τύπου μαζί με τον τελευταίο δοθέντα αριθμό και την τελευταία ημερομηνία.

Κάνοντας κλικ στο κουμπί αυτό, λαμβάνετε το πρωτόκολλο (επόμενο αριθμό όπως έχει ορισθεί στη σειρά) και αυτός εμφανίζεται μορφοποιημένος στο πεδίο Εσωτερικό Πρωτόκολλο, σύμφωνα με την μορφοποίηση που έχει ορίσει στην σειρά.


Εισαγωγή εγγράφων στο πρωτόκολλο


Για να εισάγετε έγγραφο(α) στο πρωτόκολλο, κάνετε κλικ σε ένα από τα δύο κουμπιά:



Με την "Εισαγωγή εγγράφου ..." εισάγετε ένα νέο έγγραφο. Το παράθυρο διαχείρισης και εισαγωγής νέου εγγράφου ανοίγει έτσι ώστε να ακολουθήσετε την διαδικασία εισαγωγής του εγγράφου στο CRM. Μόλις ολοκληρώσετε την καταχώρηση, κάνετε κλικ στο κουμπί  της φόρμας καταχώρησης του εγγράφου έτσι ώστε το τελευταίο να συνδεθεί με το πρωτόκολλο και να επιστρέψετε σε αυτό. Στον πίνακα με τα έγγραφα του πρωτοκόλλου εμφανίζεται η νέα καταχώρηση.



Με την "Επιλογή εγγράφου ..." εμφανίζεται η φόρμα αναζήτησης εγγράφων έτσι ώστε να συνδέσετε στο πρωτόκολλο ένα υπάρχον έγγραφο (ή περισσότερα). Εκτελείτε την αναζήτηση εγγράφων έτσι ώστε να εμφανίσετε την λίστα με τα αποτελέσματα της αναζήτησης. Έχοντας επιλέξει το έγγραφο που θέλετε (ή ακόμα και περισσότερα από ένα), κάνετε κλικ στο κουμπί στο επάνω μέρος του παραθύρου με τα αποτελέσματα αναζήτησης εγγράφων ώστε να επιστρέψετε στην διαχείριση πρωτοκόλλου και να συνδέσετε το επιλεγμένο έγγραφο. Στον πίνακα με τα έγγραφα του πρωτοκόλλου εμφανίζεται η νέα καταχώρηση.



Εισαγωγή πρωτοκόλλου χειροκίνητα - Δέσμευση πρωτοκόλλων


Μπορεί να υπάρξει η ανάγκη να δώσετε ένα πρωτόκολλο εκτός σειράς (κάποια νούμερα μεγαλύτερα από το τελευταίο δοθέν).

Για να το κάνετε αυτό, συμπληρώνετε τα επιθυμητά πεδία της φόρμας, και κάνετε κλικ στο κουμπί  (εισαγωγή πρωτοκόλλου από τον χρήστη).

Το παράθυρο εισαγωγής πρωτοκόλλου από τον χρήστη θα ανοίξει:


Στο επάνω μέρος εμφανίζεται ο αριθμός και ημερομηνία του τελευταίου πρωτοκόλλου της σειράς που έχετε επιλέξει (μέσω του τύπου).

Συμπληρώνετε τον αριθμό στο πεδίο "Αριθμός Πρωτοκόλλου", επιλέγετε την ημερομηνία και κάνετε κλικ στο κουμπί "Εισαγωγή". Το παράθυρο θα κλείσει και εισάγει τον επιθυμητό αριθμό και ημερομηνία στο πρωτόκολλο. Εφόσον ο αριθμός είναι μεγαλύτερος από το τελευταίο δοθέν πρωτόκολλο της σειράς, θα ενημερωθεί η σειρά με αυτόν τον αριθμό και όλα τα ενδιάμεσα νούμερα θα θεωρηθούν ως Δεσμευμένα/Διαθέσιμα πρωτόκολλα.


Στην φόρμα επίσης, στην λίστα "Δεσμευμένα/διαθέσιμα πρωτόκολλα για το έτος", μπορείτε να εμφανίσετε τα διαθέσιμα πρωτόκολλα (αριθμοί εκτός σειράς που δεν έχουν χρησιμοποιηθεί ακόμα). Για να το κάνετε αυτό, μεταβάλετε τις ημερομηνίες "Από" και "έως" και στη συνέχεια να κάνετε κλικ στο κουμπί αναζήτησης  έτσι ώστε να εμφανίσετε τα διαθέσιμα πρωτόκολλα της σειράς, σε αυτό το εύρος ημερομηνιών (εμφανίζεται ο "διαθέσιμος αριθμός" και "από ποια ημερομηνία" "έως ποια ημερομηνία" μπορεί να χρησιμοποιηθεί, αφού μπορεί να έχουν δοθεί ενδιάμεσα άλλοι αριθμοί σε άλλες ημερομηνίες)


Είτε κάνοντας διπλό κλικ σε κάποιο διαθέσιμο πρωτόκολλο, ενημερώνεται το πεδίο Αριθμός πρωτοκόλλου με τον αριθμό αυτό και επιλέγεται η ημερομηνία "από", είτε συμβουλεύεστε την λίστα και πληκτρολογείτε τον αριθμό πρωτοκόλλου που θέλετε στο αντίστοιχο πεδίο. Στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο κουμπί "Εισαγωγή", το παράθυρο κλείνει και εισάγεται ο επιλεγμένος αριθμός και ημερομηνία στην φόρμα.


Σημείωση: Κάνοντας δεξί κλικ στον πίνακα των διαθέσιμων πρωτοκόλλων, μπορείτε να τα εξάγετε σε αρχείο excel για να τα κρατήσετε ή μπορείτε να τα εκτυπώσετε.


Εισαγωγή 'υπο-πρωτοκόλλου'


Στην παραπάνω φόρμα εισαγωγής πρωτοκόλλου από τον χρήστη, μπορείτε επίσης να εισάγετε και το υπο-πρωτόκολλο. Έτσι, για έναν αριθμό μπορείτε να ορίσετε εκ νέου νέα αρίθμηση σε δεύτερο επίπεδο. Για παράδειγμα, στο πρωτόκολλο με αριθμό 25, μπορείτε να έχετε υπο-πρωτόκολλο 25-1, 25-2, 25-3, κ.ο.κ.

Για να το επιτύχετε αυτό, συμπληρώνετε στην παραπάνω φόρμα τον "αριθμό πρωτοκόλλου" και παράλληλα συμπληρώνετε τον αριθμό "Υπο-πρωτοκόλλου".