Διαχείριση Αιτήσεων

Στην φόρμα διαχείρισης αιτήσεων, διαχειρίζεστε τις υποβολές (καταχωρήσεις) που κάνουν οι ενδιαφερόμενοι, μέσω του portal.

Επιλέγοντας την αντίστοιχη αίτηση (από τις διαθέσιμες που έχετε δημιουργήσει), βλέπετε στον πίνακα καταχωρήσεων, αυτές που έχουν υποβληθεί στην αντίστοιχη αίτηση.

Στην φόρμα διαχείρισης υπάρχουν τα πεδία:

Αίτηση	Η επιλεγμένη αίτηση (πακέτο υποβολών)
Έναρξη - Λήξη	Οι ημερομηνίες έναρξης και λήξης (ισχύος) της αίτησης
Μητρώο που αφορά	Το σχετικό μητρώο που θα αφορά η αίτηση, όταν γίνει η επεξεργασία τους. (Καταρτιζόμενοι, Εταιρίες, Leads, Εκπαιδευτές)
Έργο	Το σχετικό έργο στο οποίο αφορά η αίτηση (Επιχειρησιακό, Υποέργο, Πρόγραμμα, Δράση, Φάση)
Παράμετροι Αίτησης
Όνομα αρχείου	Το όνομα του προσαρμοσμένου trdx αρχείου που θα χρησιμοποιηθεί για την δημιουργία της έντυπης καταχώρησης (ως pdf)
Μορφή Κωδικού	Η μορφή που θα έχει ο μοναδικός κωδικός καταχώρησης/υποβολής. Στην απόδοση κωδικού μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ειδικούς χαρακτήρες: @ = Ένα τυχαίο γράμμα (Α-Ζ λατινικά) # = Ένας τυχαίος αριθμός (0-9) Έτσι για παράδειγμα, με την μορφή K101-@@@@-####-@@@@, οι παραγόμενοι κωδικοί θα είναι: K101-ABGH-4388-RTNU K101-FHKK-1948-PLLR K101-EFHG-1723-XRTG κ.ο.κ. Σημείωση: Ο κωδικός είναι μοναδικός για κάθε καταχώρηση σε οποιαδήποτε αίτηση. Εάν χρησιμοποιήσετε κάποια μορφή που δεν μπορεί να παράξει αρκετούς τυχαίους κωδικούς (π.χ. L#)< τότε θα αποδίδεται ένας τυχαίος μοναδικός κωδικός από το σύστημα.
Χώρα	Η χώρα που αποδοθεί στο αντίστοιχο μητρώο κατά την επεξεργασία της καταχώρησης
Καμπάνια	Εάν έχει ορισθεί καμπάνια, κατά την επεξεργασία της καταχώρησης, θα δημιουργηθεί/συνδεθεί εγγραφή στο αντίστοιχο μητρώο και θα εισαχθεί ως ευκαιρία στην αντίστοιχη καμπάνια. Η κωδικός καταχώρησης θα εισαχθεί στο πεδίο Πρωτόκολλο στην ευκαιρία αυτή
Ομάδα Στόχος	Εάν έχει ορισθεί ομάδα στόχος, τότε κατά την επεξεργασία της καταχώρησης, θα δημιουργηθεί αντίστοιχα εγγραφή στην ομάδα στόχο. Ο κωδικός καταχώρησης θα εισαχθεί στο πεδίο ΚΑΥΑΣ της εγγραφής της ομάδας στόχου.
Πρότυπο Επικοινωνίας	Το πρότυπο email που θα χρησιμοποιηθεί (εάν έχει ορισθεί), προκειμένου να σταλεί μήνυμα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας στον αιτούντα, με το κείμενο και τα παραμετρικά πεδία της αίτησης που έχετε επιλέξει.
Τύπος Βαθμολόγησης	Ο τύπος βαθμολόγησης που θα χρησιμοποιηθεί για την μοριοδότηση των καταχωρήσεων.
Τρόπος Ενημέρωσης Πεδίων	Κατά την επεξεργασία/σύνδεση της καταχώρησης με κάποιο μητρώο, είτε δημιουργείται νέα εγγραφή με τα στοιχεία που έχουν δοθεί, είτε συνδέεται η υπάρχουν εγγραφή, εφόσον βρεθεί, βάσει ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, ΑΔΤ. Στην περίπτωση της σύνδεσης, επιλέγεται τον τρόπο με τον οποίο θα ενημερωθούν τα στοιχεία της υπάρχουσας εγγραφής με αυτά που έχουν εισαχθεί στην καταχώρηση: - Καμία ενημέρωση : Δεν γίνεται καμία ενημέρωση - Ενημέρωση όλων των πεδίων: Ενημερώνονται όλα τα πεδία - Ενημέρωση μόνο των κενών πεδίων : Ενημερώνονται μόνα τα πεδία που δεν έχουν τιμή - Προσαρμοσμένη ενημέρωση: Ειδική ενημέρωση που γίνεται κατά περίπτωση και αίτηση
Αριθμός επιλεγέντων	Ο αριθμός των αιτούντων που θα σημειωθούν ως επιλεγέντες κατά την μοριοδότηση και επιλογή
Αριθμός επιλαχόντων	Ο αριθμός των αιτούντων που θα σημειωθούν ως επιλαχόντες κατά την μοριοδότηση και επιλογή
Τύπος Πρωτοκόλλου	Ο επιλεγμένος συνδεδεμένος τύπος πρωτοκόλλου για την πρωτοκόλληση και καταχώρηση εγγράφων (π.χ. δικαιολογητικών)
Μορφή Πρωτοκόλοου	Η επιλεγμένη μορφή του παραπάνω πρωτοκόλλου
Ομάδα Δικαιολογητικών	Η επιλεγμένη ομάδα δικαιολογητικών που έχει ορισθεί στο επιχειρησιακό, έτσι ώστε να έχει διαθέσιμη την λίστα με αυτά τα δικαιολογητικά που απαιτούνται στην διαχείριση πρωτοκόλλου

Καταχωρήσεις

Στον πίνακα καταχωρήσεων βλέπετε τις υποβολές όπως έχουν εισαχθεί στο σύστημα.

Πεδία:

SurveyAnswerDetID	Ο εσωτερικός ακέραιος αριθμός (ID) της καταχώρησης στην βάση δεδομένων
Κωδ. Αίτησης	Ο κωδικός αίτησης/καταχώρησης που αποδόθηκε κατά την επιτυχή εισαγωγή
Κατάσταση καταχώρησης	Η κατάσταση καταχώρησης
Ημ. Καταχώρησης	Η ημερομηνία (ημέρα/ώρα) που υπεβλήθη η αίτηση
Κατάσταση δημιουργίας	Μετά την επεξεργασία, εμφανίζει την κατάσταση δημιουργίας (δημιουργία νέας εγγραφής ή σύνδεση με υπάρχουσα εγγραφή στο μητρώο)
Σφάλμα επεξεργασίας	Μαρκάρεται εάν κατά την επεξεργασία προκύψει κάποιο σφάλμα
Αποτέλεσμα επεξεργασίας	Το αποτέλεσμα της επεξεργασίας της υποβολής
Όνομα,Επώνυμο, email, κτλ	Τα προσωπικά στοιχεία που έχουν ζητηθεί στην αίτηση και έχουν καταχωρηθεί στην υποβολή.
Κατάσταση Επιλογής	Η κατάσταση επιλογής της καταχώρησης μετά την βαθμολόγηση και την διαδικασία επιλογής
Βαθμός	Ο βαθμός της καταχώρησης όπως προκύπτει μετά την διαδικασία της μοριοδότησης

Σημείωση: Σε κάθε στήλη του πίνακα, υπάρχει η δυνατότητα χρήσης φίλτρων, για να μπορέσετε να αναζητήσετε εύκολα τις εγγραφές που θέλετε από το πλήθος. Επιπλέον, η αναζήτηση γίνεται και με τη χρήση του σχετικού φίλτρου που υπάρχει στην φόρμα.

Κάνονας δεξί κλικ στις επιλεγμένες εγγραφές, εμφανίζεται το αναδυόμενο μενού από το οποίο μπορείτε να εκτελέσετε τις λειτουργίες Μαζικής Ανάθεσης κατάστασης επιλογής. εμφάνισης των κριτηρίων βαθμολόγησης και εμφάνισης όλων των αποθηκευμένων δεδομένων της αίτησης (σε μορφή xml).

Λειτουργίες

Στην φόρμα υπάρχουν κουμπιά για την εκτέλεση λειτουργιών:

Ανανέωση δεδομένων	Ανανεώνει τον πίνακα καταχωρήσεων της αίτησης, σε πραγματικό χρόνο, εμφανίζοντας τις υπάρχουσες υποβολές
Δημιουργία pdf	Δημιουργεί την έντυπη αίτηση (σε pdf) της καταχώρησης που έχετε επιλέξει, βάσει του αρχείου που έχετε ορίσει
Βαθμολόγηση	Εκτελεί την διαδικασία βαθμολόγησης των επιλεγμένων καταχωρήσεων
Σύνδεση επιλεγμένων ...	Εκτελεί την διαδικασία επεξεργασίας/σύνδεσης των επιλεγμένων καταχωρήσεων
Εκτέλεση επιλογής ...	Εκτελεί την διαδικασία επιλογής των επιλεγμένων και βαθμολογημένων καταχωρήσεων

Με δεξί κλικ σε κάθε εγγραφή, εμφανίζονται επιπλέον λειτουργίες:

Άνοιγμα σχετικού μητρώου	Εφόσον η αίτηση έχει μετατραπεί σε κάποιο μητρώο, ανοίγει την εγγραφή του μητρώου αυτού
Δημιουργία pdf	Δημιουργεί την έντυπη αίτηση (σε pdf) της καταχώρησης που έχετε επιλέξει, βάσει του αρχείου που έχετε ορίσει
Άνοιγμα online αίτησης με στοιχεία	Ανοίγει την online αίτηση στην σελίδα, με συμπληρωμένα τα στοιχεία, έτσι ώστε να μπορεί ο χειριστής να κάνει αλλαγές στα καταχωρημένα στοιχεία (όχι το ΚΑΥΑΣ)
Μαζική ανάθεση κατάστασης επιλογής...	Αλλάζει την κατάσταση επιλογής των επιλεγμένων αιτήσεων
Σύνδεση επιλεγμένων και εισαγωγή σε ομάδα	Μετατρέπει τις επιλεγμένες αιτήσεις σε μητρώο και τις εισάγει σε ομάδα προγράμματος
Εμφάνιση όλων των δεδομένων της αίτησης (XML)	Εμφανίζει τα καταχωρημένα δεδομένα της αίτησης (σε μορφή XML)
Εμφάνιση κριτηρίων βαθμολόγησης με τιμές	Εφόσον έχει ορισθεί τύπος μοριοδότησης/βαθμολόγησης, εμφανίζει τις επί μέρους τιμές και τον τελικό βαθμό